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2015年8月 4日 (火)

情報共有(5) <ありがちなケース2>

 階層的な組織の情報共有について考える。

ありがちな2つのモデルと理想のモデルを考えてみる。
(左:ありがちなモデル1 中:ありがちなモデル2 右:理想のモデル)

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前提

  • 情報とは
    「判断を下したり行動を起こしたりするために必要な、種々の媒体を介しての知識」(広辞苑に倣う)
  • なぜ「情報共有」が必要か?
    組織内の「情報」を有効利用して、より多くの成果をあげるため。

簡単に言えば、「成果を上げるために、組織内の知識再利用すること」である

ありがちなモデル2

 1

 このモデルは、「情報共有」と「情報公開」・「情報提供」の区別ができていない人が思い描く情報の流れである。

 モデル1で「情報共有が必要」だと気が付いた上位階層の人が、情報を集約することを始めてお手軽にやってしまう。

「共有」って何?

 「共有」とは広辞苑によると「二人以上が一つの物を共同して所有すること」である。
つまり、「情報共有」では同じ情報を上位階層と下位階層がどちらも所有していることが重要である。「共有情報」の管理・運営については上位も下位もない。「情報共有」のコストが低くなるようにすべきである。

 ところが、上位階層の人達も下位階層の人達も、階層型組織という前提から逃れられないので、情報は上位階層に集め、上位階層が管理しなければなければならないと思い込んでいる。

上位階層が管理することのコストについて検討していないことが多い。組織上、上位階層でなければ会計作業ができないという制約があることと、「情報共有」における、上位・下位を混同してはいけない。

 このモデルにおいて、

  • 上位階層に集約された情報を下位階層が使用するのは、上位階層による下位階層への「情報公開」である。
  • 特定の下位階層に対する「情報公開」は、上位階層から下位階層への「情報提供」ともいう。

いずれも「情報共有」ではない。

 言葉遊びではなく、共有している情報は誰かから貰うものではなく、誰かに与えるものでもない。共有している人達全てのものだから、誰に断ることもなく、好きな時に使ってよいものだ。

 このモデルを「情報共有」と称する人達は多い。議論がすれ違うことが多い原因は「共有」の認識が違うからだと思う。

「情報公開」ではダメなのか?

 「情報公開」の方法はITを使用すると安価に実現できる。(情シス部門の障壁が無ければ!)ITC業界にいるので、小規模なシステムなら自前でサーバを構築することも容易だ。(情シス部門の障壁が無ければ!)

 問題は、金物・箱物ではなく、このモデルでは、「情報を提供する側」と「情報を提供される側」に分かれることである。

 「情報を提供される側」にいる人達は、「情報を提供する側」に「情報共有せよ」と言いながら「情報公開」を迫る。ところが、公開すべき情報がないことは多い。

 多くの人が、自分は情報を提供していないが、自分以外が提供した情報が集約してあると思っている。しかし、思うほど情報は集約されていないのである。(人の褌で相撲をとるのは人の常)

 モデル1の「報告」を集約すべしという意見もあるが、先に述べたように、下位階層で利用できる「情報」でなければ公開する意味がない。

 「情報」を組織の外から調達してくる方法もあるが、外部から調達した「情報」は費用対効果が問われるので、効果の測定が困難な「情報共有」の枠組みには乗せず、効果の測定が容易なモデル1の「指示・通達&報告」システムに乗せることが多い。 

 つまり、「情報公開」がダメなのではなく、このモデルでは流付させるべき「情報」が集約されないのである。

図のモデルの問題点は

  1. 下位階層は情報が提供されると思っている
  2. 上位階層は箱物を作れば良いと思っている
  3. 誰も「情報の集約」を考えない

である。

 このモデルの問題点は先に述べたように、「情報を提供する側」と「情報を提供される側に分かれることだ。 「情報共有」においては、全員が「情報を提供する側」であり「情報を提供される側」である。つまり、「情報を提供されるだけ」「情報を提供するだけ」という存在はあり得ないのである。

 「共有すべき情報」の多くは、成功事例、失敗事例、ノウハウなど、組織内にあることが多く、「情報の集約」ができないこのモデルでは「情報共有は」困難である。

結論

 全員が「情報を提供する側」だと認識しなければ「情報共有」できない。

理想のモデル につづく


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