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2019年12月19日 (木)

緊急ではないが重要な仕事 <重要な仕事をやる>

自己啓発本の古典、スティーブン・コヴィー の7つの習慣に、時間管理マトリックスという、緊急度と重要度のマトリックスがある。

重要度/緊急度 緊急 緊急ではない
重要
第I領域

・危機や災害、事故、病気
・締め切り直前のタスク
・クレームへの対応
・直前に迫った会議の資料づくり
第II領域

・人間関係づくり
・体力づくり
・スキルアップ(自分を磨くこと)
・準備や計画
・適度な息抜き
重要ではない
第III領域

・無意味な電話やメールへの対応
・突然の来訪への対応
・多くの会議
・無意味な接待やつきあい
・多くの報告書
第IV領域

・暇つぶし
・長時間、必要以上の息抜き
・だらだらとした電話
・世間話
・その他、無意味な活動

 7つの習慣は覚えていないけど、このマトリックスはよく覚えている。

 仕事がたくさんのあるときに、どの仕事を優先するかは悩ましい。そのときに、本当に注力しなければならないのは緊急ではないが重要なこと(第II領域 )らしい。

優先すべきは重要度

 重要で緊急な仕事は最優先せざるをえない。問題は、緊急ではないが重要な仕事と、重要ではないが緊急な仕事のどちらを優先するのかである。フランクリン・コヴィー先生は緊急ではないが重要な仕事をやるべきだとおっしゃる。

 緊急ではないが重要な仕事を放置すると、重要で緊急な仕事になる。しかし、重要な仕事は緊急ではない間に手を付けておけば余裕を持って仕事ができるから、重要で緊急な仕事になる前に片付けることができる。

 では、重要ではないが緊急な仕事はどうするかというと、やらなくて問題がないならやらない。どうしてもやらなければならないならアシスタントや部下に任せて、重要度が高い仕事をやる。これが基本だ。

緊急度を優先すると

 いつも仕事に追われて追われている人は、緊急度が高い仕事を優先しているようだ。いつも緊急度が高い仕事をしているから余裕がなく、出来栄えも悪く、判断を間違うこともある。忙しさを言い訳にするが、重要ではない仕事をやるから忙しくなることに気づかないようだ。

 上司がこのタイプだったら部下は大変だ。放置されていた重要で緊急ではない仕事を振られる。その仕事は重要で緊急な仕事になっているから、出来栄えが悪くなったり、納期に間に合わなくなったりする。 

緊急度を優先する上司の特徴

 観察していると、このタイプの上司の特徴は、上司が一番忙しくしていることだ。そして、その部署は皆いつも忙しく働いているが、仕事の出来栄えが悪いことが多い。

 このタイプの上司は、重要で緊急な仕事を終えたときに、自分がやるべき仕事ではなく、できる仕事に手をつけているようだ。上司としての立場を理解していないのだが、立場を理解せず緊急の仕事ばかりやることを良しとする管理職がいるのだ。

 緊急ではないが重要な仕事をやらないと長期的な観点が無くなるので、仕事は、目先の利害にとらわれ、場当たり的になる。場当たり的でも対応できない案件は問題が顕在化するまで先送りされる。そして、重要で緊急な仕事になる。...エンドレス。

どうするか

 ちょっとワガママに「この仕事は重要じゃないからやらない」と言ってみるところから始めてみる。



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