いまさらペーパーレス
「ほぼ一人情シス」をやっている職場で、某PCメーカからPCやサーバーを購入することが多い。
この職場には統一した発注書は無いので、PCメーカの見積書を利用して発注している。
PCメーカが指定する発注の手順は
- 見積依頼
- PDFの見積書がメールで届く
- 見積書の「見積書」を2本線で消して「注文書」に書換えて、社印を押す
- PDFで見積書メールに返信
- 注文確定のメールが届く
簡単に契約できる。役人仕事の契約しか知らなかったので新鮮だ。
PCメーカ曰く、コロナ禍でリモートワークしているので、発注者指定の伝票、見積書への代表社員押印は休止し、PCメーカの指定する方法で発注してくれと。
なるほど、PCメーカは見積、受注管理、納品管理をペーパーレスにしているので機械的に処理できて、リモートワークで処理できる。
DXのサンプルのような事例だ。
しかしである。
PCメーカはペーパレスだが、発注者は見積書の書換えや押印が必要だから、リモートワークで処理できない。
はんこレス、ペーパレスと稟議システムを考えよう。
凝った作りにしなければ、簡単に実現できそうだ。
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