Share Point＜SharePointはデータベース＞

M365のウェビナーを片耳で聴きながら仕事をした。興味があるとこだけまじめに聞く。

まじめに聞いたことは。
SharePointの基本はデータベースだということ。
なるほど腑に落ちた。

〇 Share PointとファイルサーバーとExcel

用途によってはファイルサーバーとして使えなくもない。
移行ツールもあるから、ファイルサーバーを置き換えて使っているところもある。

ところが、ファイルサーバーとデータベースは根本的に違う。
どちらもデータが記録されているのは同じだが、データベースは記録されたデータから新しいデータを生み出すことができるのに対して、ファイルサーバーは新しいデータを生み出すことはできない。

「ほぼ1人情シス」を始めてから1年以上わからなかったことは、SharePointをファイルサーバとして使っていること。
SharePointにExcelファイルが保存されていて、その都度ダウンロードして編集している。
しかも、同じデータが記録されたExcelファイルが複数あって、手動で同期している。

せめて、データだけでも分離すれば省力化できるのに、頑なにExcelにこだわっているように見える。
そういえば、「データ」という言葉の概念がずれていると感じることがある。
「データ」＝「ファイル」(主にExcelファイル)と考えている人がいるのだ。

クラウドが使えるようになって、大量のデータをクラウド側で処理し、リアルタイムで共有できるようになったが、未だにデータをExcelで個人的に管理している例は多い。

同じデータを複数のExcelファイルに記録し、複数の個人が別々に管理しているとデータの同一性が保たれなくなる。
組織が扱うデータは個人のものではないから、組織的に管理して、共有するのは当然だ。
ところが、データは個人のもので、データを入力した個人が管理して、ファイルとして共有ストレージ(個人のストレージ)に置いている。

その昔紙ベースで仕事をしていたときに、重要なデータが記録された物理的なファイルを共有のキャビネットには置かず、自分の机の引き出しに入れているオジサンがいた。
それと同じだ。
データは自分が使えたらそれで良いという意識は、ICTが発達しても変わらないのかもしれない。
そして、草の根DXで超えられない壁かもしれない。

〇 Share PointとDBMS

データが大量になって管理工数が増えたら、ICTの専門家ならば、データベース・システムを導入しようと考えるだろう。
ところが、Excel大好きな人は、データベース・システムを知らない。Excelがデータベースだと思っているので、話は噛み合わないことが多い。

そのようなときには、

「とりあえず共通したデータのファイルを分けて、それぞれの業務で使うExcelシートから参照しましょう。そして、データを更新する人を決めましょう。」

と提案するのが良さそうだ。

共通したデータが分離できれば、Excelファイルから、データベース・システムに変更すればよい。Excelにはデータベース・システムのデータを参照する機能がある。

◯ どうしてもShare Pointをファイルサーバとして使いたい場合は

Share Pointでファイルを保存するライブラリ（ドキュメント）は、

• ファイルメタデータ
• ファイル本体
• 保存パス
• ファイル本体へのLink(表示はファイル名)

で構成されたDBと、

• ファイル本体へのリンク(ファイル名)
• 更新日
• 更新者

のリスト(Share Pointでデータをテーブル形式で一覧できる仕掛け)でできている。

ファイルの一覧はまるでNASのファイル一覧のように見えるが実態はDBだから、追加の属性を保存するカラムを付加できる。
他の属性を持たせてビュー(見え方)を変えると、データの一貫性を保ちながら業務毎に異なるデータセットになる。
そうすると、あちらこちらのフォルダに同じファイルをコピーしなくて良くなる。

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