M365をきちんと使う ＜SharePointはNASじゃない＞

Microsoft 365 Copilotを活かすためにMicrosoft 365をきちんと使おう @Oyu3m(おゆ)  Qiita (2025/12/30)

@Oyu3m氏は

Microsoft 365を正しく使えていないのに、「Microsoft 365 Copilotは使えねえ」というのは、ゴミ屋敷でルンバを動かして「掃除機なのにろくに掃除もできないのかよ」というのと同義です。

とおっしゃる。首がちぎれるほど禿同である。

また、

Microsoft 365 Copilotにとって大事なのはプロンプトではなく、Microsoft 365を当たり前に使うことです。

これは非常に重要なことだ。

★最新の建材を使用して建てた竪穴式住居に住んではいけない。

↑最新健在で竪穴式住居を建てるの図

Microsoftは何でも“Copilot"という名前にしているし、ChatGPT、Geminiなどと一緒に紹介されることが多いから、主にAI Chatを使っている人は、CopilotはAI Chatだと思ってしまうのだろう。

M365 CopilotにはAI ChatのUIも提供されているが、M365に組み込まれたAI機能だ。
動画編集アプリのAIを使用した動画生成機能や、ビデオ会議アプリの翻訳機能や要約機能のようなものだ。
だから、まず、M365を当たり前に使うことが重要になる。

SharePoint上には業務に関するデータがあるから、Copilotのナレッジ(RAGのようなもの)にできる。
処理システムを構築する必要はなく設定だけで、RAGが使用できる。
しかし、思い描いたような結果にならないことは多い。

【ファイル共有】
30年前くらいに、職場にネットワークがやってきて、ファイルとプリンターが共有できるようになった。
まもなく、ファイル共有専用のファイルサーバーが使えるようになったときに、情報共有が進むと期待したが、期待通りにならなかった。
なにが起きたかというと

・相変わらずファイルをローカルのストレージに置いている人が多くて、ファイルを下さいと言わないと共有してくれない。
(最新かどうかわからない。)
・バージョン管理ができていないので、どれが最新のファイルかわからなくなり、複数の人が勝手に更新して、完全なデータがなくなる。
・ファイルサーバーをローカル・ストレージのように使っていて、目的のファイルがどこにあるかわからない。
・ローカルストレージにある不要なファイルを消去する代わりに、ファイルサーバーに保存するので、ファイルサーバーがネットワークゴミ箱になる。

などだ。

【SharePoint】
SharePointのドキュメントフォルダ機能は、ネットワーク・ストレージではなく、ファイルをリアルタイムで共有する機能だ。

SharePointやOnedriveのファイル共有機能を使用すると、同時に複数の人が編集できて、他の誰かが編集した内容は即時に反映される。
共同で同時に編集する必要は無くても、排他ロックとは異なり、ファイルを閉じなくても変更部分が反映されるので、使用者の負担は軽くなる。

ところが、ファイルをデスクトップアプリで編集する人が多い。
もちろん、Web版アプリは機能省略版だから、デスクトップアプリでなければ使えない機能はあるのだが、Web版アプリで十分なケースは多い。

デスクトップ版アプリで編集するとファイルがダウンロードされるので、誰かが編集中のファイルは、排他ロックされ、閲覧専用になる。
うっかり、ファイルを開いたままで離席しようものなら、「ファイル閉じてくれませんか!😤」とメッセージが飛んでくる。

つまり、最新のシステム・機能があるのに、未だに30年前のやり方で使っているのである。

【どうするか】
データをファイル単位で管理している場合は、ファイルの内容を、メタデータから推測できる様にする必要がある。
例えば、ファイルの名付け規則、フォルダー構造、ファイルのヘッダなどは、従来のNASでも可能だったが、SharePointは属性を付与できる。
フォルダー構造を組織の構造にマッピングすることが多いが、組織横断的に使用する情報には、別の属性を付与することで、柔軟に管理ができる。

SharePointはデータベースで、メタデータを後から追加して、それをキーに検索、抽出することで、新しいデータセットを作ることができる。

【SharePointとCopilot】
Copilotは、欲しいデータを賢く探してくれる。
ファイルのメタデータだけでなく、ファイルの内容まで判断して、欲しいデータを探してくれる。
しかし、見つけた、複数のファイルの中のデータが矛盾していても、データが古くても、探し出してくれるから、古いデータは更新したり、データが矛盾しないようにしなければならない。

つまり、AIを使用するためには、データの完全性を確保するために、データの整合性や保守は必要だ。
しかし、データの完全性を考えない使い方を、30年前のまま変えられないことは多く、当然AIを導入しても、効果は少ない(無い)。
多くの人は、使い方に問題があるとは考えないので、「AIは使い物にならない」と言う。ふぅ😒

【Copilotと働く】
人間が寝ているときも働いているAI(Copilot)さんがいる。
このCopilotさんは、頭はいいけど融通が効かないし、忖度もしない。
Copilotさんが仕事をしやすいように、人間が忖度すると良いと思う。

Copilotさんが仕事しやすい環境は人間も仕事しやすいのだ。

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