Cowork説明会を開催して分かったこと ＜作業を、業務を、組織を見ることが重要＞

MicrosoftのAIアシスタント、Copilot Coworkの説明会を開催した。
AIアシスタントの説明だから、希望者は少ないと考えていたら、結構多く2日間開催した。
そこで、分かったことを書いてみる。

【結論を先に】
AI-Assistantで業務が効率化できたと仮定して、現場の自由になる時間が増えたり、収入が増えないのであれば、AI-Assistantを使わないという選択も合理的だ。
AIの性能が向上した時に重要なことは、業務を対象化して考える能力だ。

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【AI使用レベル】
いわゆる「AI」には使い方にレベルがある。

・AI-Chat
一問一答形式で、ユーザがAIに質問しAIが回答を返す、Google検索のような使い方だ。
例えば、Excelを使っているときに、「表の分析方法を教えて」とChat-AIに質問するような使い方だ。

・AI-Agent
特定の作業を実行させたり、補助させたりする使い方だ。
例えば、Excelに「下記の条件で、データ分析してグラフを作成して。･･･」と指示して、グラフを作成させるような使い方だ。

・AI-Assistant
複数の作業で構成される、業務フローを実行させたり、補助させたりする使い方だ。
業務の分析が必須だから、ITに関する知識だけでは使えない場合も多い。
例えば、「定期的に収集したデータを、分析して、分析レポートを、メールで送信して」と指示するような作り方だ。

【説明会での質問】
この手の説明会は、質問が出ないことが多いが、何件か質問があった。

具体的な質問がある人は、多少なりとも業務を分析して、現状を変えたいと思っているようだ。
残念なことは、AI-Assistを「機能」ととらえているので、自動実行や定期実行が目的だったりする。
自動実行や定期実行が必要ならば、RPAを使えばいいのにと思う。

具体的な使用例が知りたい人は、業務に課題を持っていないのだろう。
現状ありきで、業務フローを見直すことは考えていない。
だから、「CoworkでExcelマクロを実行する方法はありますか?」という質問があったりする。
いやいや、その業務を分析したら、Excelもマクロも必要ないのでは、と思う。

【ミスマッチ】
AI-Assistantを使うことは目的ではなく、業務の効率化という目的を達成する手段だ。
一方、AI-ChatやAI-Agentはそれを使うことが目的になっていることもある。
AIを使うことが目的になっている人は、AI-Assistantを道具として使うという考え方ができないのだろう。

だから次のような参加者にAI-Assistantを説明するのは難しいと思った。　

・AI-ChatをGoogle検索の代わりだけに使っている人。
・AI-Agentで可能な処理を、AI-Assistanntでやろうとする人。
・業務フローを分析したり変えないでAIを使いたいと考えている人。

【コペルニクス的回転】
・AI-Chat → AI-Agent
Google検索の代わりに使っている人は、AIに作業を実行させてみる。
まず、AIに「〇〇データ分析してグラフを作成するための、プロンプトを考えて」と質問してみるとよいと思う。
おそらく、AIから質問があるだろう。そして、質問に答える過程で、分析の目的や、分析結果を提示する相手、分析の切り口を考えるだろう。
つまり、考えないためにAIを使う習慣から、考えるためにAIを使うようになる。

・AI-Agent → AI-Assist
AIに作業をさせている人は、業務フロー全体を実行させてみる。
まず、「〇〇業務を効率化するための、プロンプトを作成して」と質問するとよいと思う。
おそらく、AIからの質問に答えられないだろう。そして、「おまかせで」となるだろう。
そして、実際にAIに実行させても業務は効率化されない。
AIを活用できるように業務フローを変えければならないことに気づく。

【まとめ】
AI-Assistantは、現場主導で使うものではないと思う。
業務が効率化できたと仮定して、現場の自由になる時間が増えたり、収入が増えないのであれば、AI-Assistantを使わないという選択も合理的だ。

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