無償版Copilotで十分 <有償版が使える環境になっていない?>
Microsoft 365 Copilot の有償版と無償版の違いを検索とナレッジマネージメントの観点で読み解く
SharePoint Technical Note (2025/11/26)
記事を投稿された平野愛氏は
無償版で十分という場合は、組織内の情報をうまく再利用するという土壌が醸成されていないか、そういったことを必要とする業務スタイルにないのかもしれません。全体最適化の話の一部で、部分最適化ではないので。
とおっしゃる。
Copilotを2年くらい使っているが、最近の地味なアップデートや機能追加を見ると良く分かる。
【昔話】
20年くらい前に、全文検索システムが流行った時に、導入してみたが、期待した効果は無かった。
インデックスでストレージを消費して、CPU使用率が上がっただけだった。
原因は、ゴミデータが大量に含まれていたこと。
全文検索システムを使用すると、非定型フォーマットのドキュメントを検索できるけれど、ゴミデータを避けて検索してくれるわけではないのだ。
【組織が持つ情報】
CopilotはSharepointで共有された情報を参照してくれる。
共有された情報は、客観的なデータや組織の思考の積重ねが含まれているので、組織の財産だ。
自分が担当していない業務に関する資料でも、共有された情報を、探して生成してくれるので、情報を探す手間が省ける。
SharePointのCopilotは、全文検索システムを導入したときに抱いていた、融通が利く検索だと感じる。
当然だが、共有された情報は、保守されていることが前提だ。
不完全な情報、誤った情報などが共有されていると、不完全な内容が出力される。(あたりまえ)
Copilotはドヤ顏で、ボツネタを生成する。
【情報の保守】
30年くらい前に、ファイルサーバーでファイルを共有できるようになったときに、データベースを作らなくて良くなったので、便利になったと思った。
しかし、共有されるゴミデータが増えるに従い、財産ではなく負債になった。
当時の感覚のまま、SharePointをファイルサーバーとして使っている、職場例は多いのではないだろうか?
つまり、ゴミデータと貴重な情報が整理されず、保存されている。
生成AIが登場するまでは、情報を活用するためには、保存するデータのフォーマットの制限が厳しく、保守しなければ使えなかった。
しかし、生成AIを使用することで、データのフォーマットが厳密に統一されていなくても、活用できるようになった。
「AI」に過大な希望を抱いている人は多いようだが、今も昔も、情報の保守は必須だ。
既に情報が保守されていて、活用されているなら、Copilotを使用することで、活用できる用途が広がり、業務の効率が上がる。
しかし、情報が保守されていないならば、Copilotはごみデータを排除する機能を持っていないので、使用しても効果は上がらない。
つまり、組織の情報が保守されていないから、有料版を使用して効果がなく、無料版でよい、ということだろう。
これは、一朝一夕に解決できる問題ではないので、厄介な問題だ。
組織的な情報の蓄積は、一個人ではできないし、蓄積された情報は財産という意識に変えることも難しい。
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